Functioneel Beheer & Informatiemanagement, apart of samen?

Functioneel beheer en Informatiemanagement streven in principe hetzelfde na. Namelijk de continuïteit van de informatievoorziening. Het verschil zit hem daarbij echter op niveau en termijn. Waar informatiemanagement voornamelijk richting geeft “aan” en de inhoud bewaakt “van” de informatievoorziening, en bijbehorende organisatiestructuur, voor de (middel)lange termijn, doet functioneel beheer dat voornamelijk voor het heden en de korte termijn (+ 1 jaar). In de praktijk maak ik echter wel eens mee dat de samenwerking tussen deze niet altijd optimaal is. Met dit artikel volgt hierop een eerste aanzet tot een nadere analyse en probleemstelling.

Het aandachtsgebied van Informatiemanagement

Informatiemanagement vertaalt interne en externe (toekomstige) ontwikkelingen, betreffende bedreigingen en mogelijkheden, naar plannen voor veranderingen in de informatievoorziening en de informatievoorzieningsorganisatie. Na besluiten over deze veranderingen, die vaak door de directie worden genomen, staat het informatiemanagement aan het hoofd van de veranderingen die meestal via projecten invulling krijgen. In relatie tot BiSL houdt Informatiemanagement zich voornamelijk bezig met de richtinggevende processen.

Het aandachtsgebied van Functioneel Beheer

Functioneel beheer staat met de poten in de modder. Want als de informatievoorziening, in functionele zin, volgens de gebruikersorganisatie niet doet wat het hoort te doen dan heeft functioneel beheer daarin de verantwoordelijkheid zo snel als mogelijk verandering in aan te (laten) brengen. De belangrijkste taak van functioneel beheer is te bewerkstelligen dat de gebruikersorganisatie (de business) nu en op (korte) termijn kan blijven werken met een acceptabel functionerende informatievoorziening, zowel proactief als reactief. In relatie tot BiSL houdt Functioneel Beheer zich voornamelijk bezig met de uitvoerende processen en daarbij ook de sturende processen.

Kloof of synergie?

Niet bij iedere organisatie is de samenwerking tussen Functioneel beheer en Informatiemanagement optimaal. Vaak is er een afstand, zowel in fysieke zin als in mentale zin. Dit uit zicht bijvoorbeeld in een functioneel beheer die niet op de hoogte is van op stapel staande veranderingen, daar nietof niet tijdig bij betrokken wordt en daar ook geen rekening mee kan houden in besluiten over wijzigingen en de communicatie naar de gebruikersorganisatie. Aan de andere kant is informatiemanagement gebaat bij de behoeften die spelen in het dagdagelijkse gebruik maar op operationeel niveau geen invulling kunnen krijgen maar er voor de organisatie wel het nodige gewin is te behalen. Synergie tussen functioneel beheer en informatiemanagement is wenselijk maar niet eenvoudig en niet zo natuurlijk zoals een model als BiSL en een begrip als Business Informatiemanagement doet voorkomen. De organisatie heeft juist baat bij synergie. Let’s work togehter!

3 antwoorden aan “Functioneel Beheer & Informatiemanagement, apart of samen?”

  1. Wilbert Teunissen 30 maart 2012 at 13:56

    Essentie is duidelijk. In praktijk blijken inderdaad FB en IM geen directe relatie te hebben. Terwijl er minimaal een functionele aansturing van IM aan FB zou moeten zijn. Hoe weet FB anders op basis waarvan prioriteiten zijn bepaald aan bv projecten of wijzigingen, die worden geïnitieerd vanuit verschillende business afdelingen?

  2. Deze blog gaat blijkbaar uit van een essentieel verschil tussen Informatiemanagement en Functioneel beheer. Helaas wordt niet verduidelijkt waaruit dat verschil dan wel zou moeten bestaan. De auteur is mij dus meteen al kwijt.
    Uitdaging aan de auteur: positioneer beide begrippen nou eens netjes in het negenvlaksmodel….. (zie http://www.ismportal.nl/nl/system/files/SAME-20071119.pdf). En probeer dan bovenstaande tekst nog eens te schrijven. Ik wil wedden dat het dan een stuk duidelijk wordt. Ook voor de auteur.

  3. Ik snap de auteur wel. Het gaat er niet om hoe je functioneel beheer en informatiemanagement in het welbekende theoretische negenvlaksmodel plaatst maar het issue in eigen omgeving te herkennen, mits het daar ook in speelt. Het vervolgens aan de orde stellen en een constructieve oplossing te vinden voor meer efficiency als doel.